Wij hechten veel waarde aan jouw privacy

FRRSS verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Behandelovereenkomst
   Het aangaan van behandelovereenkomsten met jou als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen deze behandelrelatie. Dit omvat ook het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.

2. Communicatie
   Het versturen van nieuwsbrieven aan ingeschreven patiënten van de praktijk.

3. Onderzoek (Peilstations-project)
   Indien de praktijk deelneemt aan onderzoeken binnen het Peilstations-project, worden gegevens verstrekt aan de beroepsvereniging NVM-mondhygiënisten.

4. Veilig Incident Melden (VIM)
   Op grond van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) moet elke praktijk een Veilig Incident Melden (VIM) systeem hebben. Incidenten worden anoniem gemeld, tenzij er risico’s zijn voor de patiënt. In dat geval wordt de patiënt geïnformeerd.

Verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens

Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk de volgende (bijzondere) persoonsgegevens verwerken:

• Algemene persoonsgegevens:
  NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats), telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, burgerlijke staat, verzekeringsgegevens, Bbetalingsgegevens en factuuradres, tijdstip van jouw afspraak.

• Bijzondere persoonsgegevens:
  Medische gegevens, medicatiegebruik, BSN-nummer.

Bijzondere persoonsgegevens zijn van gevoelige aard, maar zonder deze gegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.

Toestemming voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens

Indien geen toestemming wordt verleend voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals het BSN-nummer en medische gegevens, kan de behandelovereenkomst niet tot stand komen. In dat geval kan de patiënt niet worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig voor identificatie van de patiënt en communicatie met onder meer verzekeraars. Informatie over de medische geschiedenis is wettelijk verplicht om een goede diagnose en veilige behandeling te kunnen waarborgen.

Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten

• Minderjarige patiënten:
  Minderjarigen vanaf 16 jaar kunnen zichzelf inschrijven als patiënt. Voor minderjarigen jonger dan 16 jaar verwerkt FRRSS alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder, verzorger, of wettelijke vertegenwoordiger.

• Wilsonbekwame patiënten:
  Voor wilsonbekwame patiënten worden persoonsgegevens alleen verwerkt na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.

Ook hier geldt dat als er geen toestemming wordt verleend voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens (zoals BSN-nummer en medische gegevens), de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen, en inschrijving in de praktijk niet mogelijk is. Het BSN-nummer is noodzakelijk voor identificatie en communicatie met verzekeraars. Zonder medische gegevens kan een juiste diagnose en veilige behandeling niet worden gegarandeerd.

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden persoonsgegevens aan andere partijen verstrekt. FRRSS heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met de volgende partijen:

• Softwareleverancier voor de patiëntenadministratie
• Websitebouwer
• Office-softwareleverancier
• Factoringmaatschappij
• Vecozo (veilig zorgcommunicatieportaal)
• Softwareleverancier voor digitale nieuwsbrieven

In deze verwerkersovereenkomsten zijn afspraken vastgelegd om de bescherming van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

FRRSS verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij de praktijk daartoe wettelijk verplicht is (bijv. bij een verzoek in het kader van een politieonderzoek). Ook worden geen persoonsgegevens aan partijen buiten de EU doorgegeven.

Naast de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de bovengenoemde doeleinden en waarvoor een wettelijke grondslag bestaat, verwerkt FRRSS alleen extra persoonsgegevens als de patiënt daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven.

FRRSS bewaart patiëntendossiers gedurende de tijd dat de patiënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving conform artikel 7:454 van het Burgerlijk Wetboek (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst, Wgbo) nog gedurende 15 jaar. Een patiënt heeft het recht om te verzoeken tot vernietiging van het dossier. FRRSS vernietigt het dossier binnen drie maanden na ontvangst van het verzoek, tenzij:

• Vernietiging niet in het belang is van de patiënt.
• Bewaring van het dossier van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt (bijvoorbeeld voor de volksgezondheid of in het geval van een gerechtelijke procedure).

Andere persoonsgegevens die worden verwerkt voor de praktijkvoering, zoals NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) ten behoeve van de verzending van nieuwsbrieven en het klantenbestand, worden bewaard zolang de patiënt is ingeschreven in de praktijk.

FRRSS heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies. Deze maatregelen zijn als volgt:

1. Patiëntensoftware
   FRRSS werkt met een patiëntensoftware waarin een verwerkersovereenkomst is gesloten. Er zijn afspraken gemaakt over het veilig aansluiten en installeren van applicaties en programma’s.

2. Toegankelijkheid en beveiliging
   De software is alleen toegankelijk voor bevoegd en getraind personeel. De toegang tot software en systemen is beveiligd met inlogcodes en autorisaties, waardoor de privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.

3. Actuele systemen en dossiers
   De systemen zijn continu beschikbaar en up-to-date. Patiëntendossiers worden zo actueel mogelijk gehouden.

4. Veilig mobiel werken
   Bij mobiel inloggen of werken vanuit huis worden beveiligde verbindingen gebruikt.

5. Koppeling aan BSN
   Binnen het patiëntensysteem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan het BSN-nummer van de patiënt.

6. Bescherming tegen externe bedreigingen
   De systemen hebben adequate bescherming tegen virussen, spam en andere externe bedreigingen.

7. Bewaren en vernietigen van patiëntgegevens
   Niet-actuele patiëntgegevens worden conform de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar bewaard, tenzij de patiënt om vernietiging verzoekt.

8. Clean desk en clean screen policy
   Medewerkers van FRRSS volgen een clean desk en clean screen policy. Bij het verlaten van de werkplek worden systemen uitgeschakeld en versleuteld indien nodig.

9. Veilige communicatie
   Informatie-uitwisseling en communicatie tussen collega’s, evenals tussen de praktijk en patiënten, vinden altijd veilig plaats. Het e-mailverkeer is beveiligd.

10. Meldplicht datalekken
    FRRSS werkt volgens het NVM-protocol voor de meldplicht van datalekken.

11. Privacy- en patiëntenrechten
    De waarborging van de privacy van persoonsgegevens is een regelmatig agendapunt tijdens werkoverleg. Medewerkers zijn op de hoogte van de patiëntenrechten en gebruiken het NVM-document "Veelgestelde vragen privacy en patiëntenrechten".

Je hebt recht op inzage in jouw persoonsgegevens en patiëntendossier. Daarnaast heb je recht op rectificatie en vernietiging van jouw persoonsgegevens, en in beginsel ook op vernietiging van je patiëntendossier. Voor deze verzoeken vragen wij je om je te legitimeren.

Met betrekking tot het recht op vernietiging van jouw patiëntendossier geldt dat de voortzetting van de behandelovereenkomst mogelijk onmogelijk wordt als gevolg van het ontbreken van medische informatie. Dit kan een goede diagnose en kwalitatief goede behandeling belemmeren, waardoor de veiligheid van jou als patiënt niet gewaarborgd kan worden.

Je hebt tenslotte het recht om jouw gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of een andere partij. Ook voor dit verzoek vragen wij je om je te legitimeren.

Wij doen er alles aan om jouw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht je vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen met F. Karimi. Zij zal samen met jou proberen tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.

Cookies
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Cookies zijn kleine informatiebestandjes die automatisch worden opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone bij een bezoek aan onze website. Hierdoor kan jouw computer worden herkend bij een volgend bezoek. Deze cookies worden gebruikt om de website goed te laten functioneren en te optimaliseren.

Wil je het plaatsen van cookies weigeren? Dat kan. Je kunt je afmelden voor cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Je kunt ook alle eerder opgeslagen informatie via de instellingen van je browser verwijderen.

Permanente cookies
Met behulp van permanente cookies kunnen wij je herkennen bij een nieuw bezoek aan onze website. Hierdoor kan de website worden aangepast aan jouw voorkeuren. Ook kunnen we, wanneer je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies, dit onthouden zodat je niet steeds opnieuw jouw voorkeuren hoeft in te stellen. Dit bespaart tijd en zorgt voor een prettigere gebruikerservaring. Permanente cookies kun je verwijderen via de instellingen van je browser.

Sessie cookies
Met sessie cookies kunnen wij zien welke onderdelen van de website je tijdens jouw bezoek hebt bekeken. Dit stelt ons in staat de website zoveel mogelijk af te stemmen op het surfgedrag van onze bezoekers. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra je de webbrowser afsluit.

Analytische cookies
Wij houden statistieken bij over het gebruik van onze website, maar dit gebeurt altijd geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Er worden geen statistieken bijgehouden van delen van de website waar jouw gezondheidsgegevens worden uitgewisseld. Voor het bijhouden van statistieken maken wij gebruik van de volgende toepassingen:

Google Analytics
Wanneer wij de tool Google Analytics gebruiken, worden via onze website cookies geplaatst door het Amerikaanse bedrijf Google, als onderdeel van de Analytics-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te verkrijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze tool is privacyvriendelijk ingesteld. Zo hebben wij Google niet toegestaan de verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten, zorgen wij ervoor dat IP-adressen gepseudonimiseerd worden en hebben wij een verwerkersovereenkomst met Google gesloten.

De informatie die door Google wordt verzameld, wordt overgebracht naar en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google heeft zich aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse ministerie van Handel en stelt zich te houden aan de Privacy Shield-beginselen, wat betekent dat er een passend beschermingsniveau bestaat voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Matomo Analytics (Piwik)
Indien wij gebruik maken van Matomo Analytics, worden er (first party) cookies geplaatst om bezoekersstatistieken bij te houden. Dit stelt ons in staat inzicht te krijgen in hoe bezoekers de website gebruiken, zoals hoelang ze op een pagina blijven, vanaf welke pagina ze terecht zijn gekomen en het aantal unieke bezoekers. Alle gegevens worden opgeslagen op onze eigen server en worden nooit gedeeld met derden.

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy- en cookieverklaring aan te passen. Het wordt aanbevolen om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Onze contactgegevens
Wij controleren regelmatig of we voldoen aan dit privacybeleid. Heb je nog vragen of opmerkingen na het lezen van deze privacy- en cookieverklaring? Neem dan telefonisch contact met ons op via 040 – 201 72 75 of stuur een e-mail naar info@frrss.nl.